id: MDMzMTE4MTIwMDAxMDUgMjYx

reference: 03311812000105

documentId: 03311812000105

connectionPointId: 261

Stillingstittel: Studie- og administrasjonskonsulent

Stillingsbeskrivelse:
Jobbnorge ID: 161162

Om stillingen

Det er ledig et vikariat på inntil et år med mulighet for forlengelse. Stillingen er en todelt med arbeidoppgaver både som administrasjons-konsulent og studiekonsulent.  Den som ansettes vil være i daglig kontakt med studenter, ansatte og andre besøkende. Serviceinnstilling vil  være er en nøkkelegenskap for den som skal tilsettes. 

Teknisk/administrativ stab består av 11 personer. Stillingen som er utlyst er del av den administrative staben, som består av 5 stillinger, innenfor områdene studier, kommunikasjon, forskningsadministrasjon og ekspedisjonstjenester. Administrasjonen ledes av kontorsjef.

Arbeidsoppgaver

Som studiekonsulent vil du være med på å koordinerer undervisning og eksamen knyttet til våre studier og emner. Stilingen som lyses ut vil ha følgende arbeidsoppgaver:

• Planlegging og oppfølging av eksamen
• Studieveiledning
• Besvare henvendelser
• Administrativt arbeid i forbindelse med doktorgradsdisputaser
• Generell saksbehandling
• Andre rutineoppgaver innenfor studieadministrasjon må også påregnes

   

Som administrasjonskonsulent vil du ha følgende arbeidsoppgaver:

• Mottak av henvendelser til instituttet, enten direkte, per telefon eller per e-post
• Bestillingsansvar for kontorrekvisita, mat til møter og arrangementer, hotellrom, forskerboliger o.a.
• Ansvar for utarbeidelse av kontrakter til timelønnede
• Håndtering og organisering av kontorrekvisita
• Ressursperson ved arrangementer av møter, konferanser e.l. og ansvar for instituttets AV-utstyr
• Noe web-publiseringsarbeid
• Annen enkel saksbehandling, gjerne i samarbeid med andre deler av administrasjonen
• Annet forefallende kontorarbeid

Det tas forbehold om at det kan gjøres endringer i stillingens arbeidsoppgaver

Det kan, basert på kandidatens kompetanse og interesser, legges andre oppgaver ved instituttet til stillingen dersom hensynet til instituttets virksomhet tilsier dette.

Kvalifikasjonskrav 

• Stillingen krever relevant utdanning fra universitet eller høyskole, minimum tilsvarende bachelornivå. Relevant erfaring vil kunne kompensere for manglende utdanningskrav
• God skriftlig og muntlig framstillingsevne på norsk og engelsk er et krav
• Det er en fordel med realfag i fagkretsen
• Ønskelig med erfaring fra studieadministrativt arbeid ved UiO
• Erfaring med innkjøp er ønskelig.
• Meget god kjennskap til IT som arbeidsverktøy, herunder er erfaring med bruk av FS (felles studentsystem) ønskelig
• God kjennskap til AV-utstyr er ønskelig
• Ønskelig med erfaring i bruk av følgende systemer (eller tilsvarende): ePhorte (arkiv), CANVAS (læringsplattform), TP (timeplanleggingssystem), INSPERA (vurderingssystem) og Vortex (administrasjon av nettsidene)

• Kandidater med erfaring fra tilsvarende arbeid fra universitets- eller høyskolesektoren vil normalt bli foretrukket.

 

Personlige egenskaper

• Den som tilsettes skal samarbeide tett med fagmiljøene på instituttet, instituttledelsen, utdanningsleder og fakultetets studieadministrasjon. Det vil derfor bli lagt vekt på gode samarbeids- og kommunikasjonsegenskaper
• Den som tilsettes må være serviceinnstilt, fleksibel, ha evne til å ta initiativ, samt kunne arbeide selvstendig og nøyaktig
• Du må trives med å håndtere mange og ulike arbeidsoppgaver i et hektisk miljø, og du må være innforstått med at stillingen inneholder en del oppgaver som er rutinepreget.
• Du må være utadvendt, kunne arbeide selvstendig og ha meget gode evner til å prioritere i henhold til frister.

Personlig egnethet for stillingen vil bli særlig vektlagt

 

Vi tilbyr

• lønn som førstekonsulent kode 1408 fastsettes etter individuell vurdering innenfor et spenn mellom kr 442 400 og kr 524 200, avhengig av ansiennitet og kompetanse
• hyggelig og stimulerende arbeidsmiljø
• fleksibel arbeidstid og gode velferdsordninger
• trening i arbeidstiden
• god pensjonsordning og gunstig lån i Statens Pensjonskasse

Søknaden skal inneholde

• Kort søknad med fokus på beskrivelse av din motivasjon for å søke stillingen
• CV
• Informasjon om utdanning og tidligere stillinger
• Kopier av vitnemål og attester
• Navn og kontaktinformasjon på 3-4 referanser (navn, tilknytning til søker, e-postadresse og telefonnummer)

Søknad  med vedlegg må sendes inn via vårt rekrutteringssystem Jobbnorge.

Andre opplysninger

Aktuelle søkere vil bli innkalt til intervju.

I henhold til offentlighetsloven § 25, 2. ledd kan opplysninger om søkeren bli offentliggjort selv om søkeren har anmodet om ikke å bli oppført på søkerlisten.

UiO har et personalpolitisk mål om å oppnå en balansert kjønnssammensetning og rekruttere personer med innvandrerbakgrunn.

Evt. ved lederstilling med mindre enn 40 % kvinneandel: Kvinner oppfordres  spesielt til å søke.

I tillegg ønsker UiO at våre medarbeidere i størst mulig grad gjenspeiler mangfoldet i befolkningen. Vi oppfordrer derfor kvalifiserte søkere med redusert funksjonsevne til å søke stillingen. Som IA-bedrift vil vi legge forholdene til rette for medarbeidere med nedsatt funksjonsevne.

Kontaktinformasjon

Kontorsjef  Kristine Aa. S. Knudsen tlf. 22 85 14 80, e-post k.s.s.knudsen (at) astro.uio.no

For tekniske spørsmål vedrørende rekrutteringssystemet, kontakt HR rådgiver Elin Thoresen, e-post elin.thoresen (at) mn.uio.no, tlf. 22 85 71 96

Se annonsen og søk på stillingen www.jobbnorge.no

numberOfPosts: 1

jobCategoriesCodes_0: http://data.europa.eu/esco/isco/C2351

abstractJV_contact_0: See jobabstractJV_description

positionTypeCode: temporary

Arbeidsgiver Navn: Universitetet i Oslo

source: NAV