id: MDMzNTE4MTIwMDAxNzMgMjYx

reference: 03351812000173

documentId: 03351812000173

connectionPointId: 261

Stillingstittel: Administrative Specialist

Stillingsbeskrivelse:

Basware søker en allsidig og selvstendig Administrativ Specialist til 50 % stilling til et svangerskapsvikariat fra 1. februar 2019 til November 2019.

Som Administrative Specialist vil du ha ansvaret for generelle administrasjonsoppgaver knyttet til den daglige driften av vårt kontor. Du vil samarbeide tett med lokale leverandører, forhandle avtaler med disse i tråd med selskapets globale retningslinjer, oppfølging av våre kontrakter, samt sikre at oppgavene til en hver tid blir utført etter avtale. Ukentlig oppfølging og koordinering av bestillinger og reiseutlegg for tjenestereiser i henhold til selskapets retningslinjer. Bistå i opplæringen og bruk av Basware P2P system. Utarbeide analyser og rapporter for administrasjons- og driftkostnader. Opprettholde kommunikasjonsflyten med informasjon til de ansatte ang. admin./kontorrelaterte saker, herunder også oppdatere intranet.

Ansvarsområder:

• Reiseadministrasjon: Vedlikeholde informasjon om tjenestereiser på intranet, egencia reiseportal, sørge for at tjenestereiser og tilhørende kostnader er i tråd med selskapets retningslinjer.
• Kontor og driftrelaterte oppgaver: daglig vedlikehold og drift av kontorfasiliteter, oppfølging av leverandører (renhold, kaffemaskin, huseier, kantine etc.).
• Innkjøp av kontorrekvisita o.l. ved bruk av interne systemer.
• Bistå estimeringen og planlegging av kostnader knyttet til adm. og driftsutgifer.
• Administrere reiseregning og utleggsrefusjon i vårt i TEM system.
• vedlikehold av intranet
• Utarbeide retningslinjer og prosesser for kontoradministrasjon (lokale retningslinjer for reise og diett, utleggsrefusjon, prosesser knyttet til VISA søknader etc.)
• Planlegge og bistå med gjennomføringen av interne arrangementer både på kontoret og selskapets globale aktiviter.
• Administrere lokale forsikring og pensjonsavtaler.
• Innkjøp og vedlikehold av mobiltelefonr til de ansatte.
• Bistå HR i introduksjon og opplæring av nyansatte, koordrinering av praktiske oppgaver ved ansettelser og oppsigelser.
• Ta del i HMS relatere oppgaver.

Kvalifikasjoner og egenskaper:

• 1-3 års arbeidserfaring fra tilsvarende rolle.
• Kunnskap og erfaring fra kontoradministrasjon, prosesser og systemer.
• Gode IT ferdigheter, spesielt innen MS Office.
• Strukturert og nøyaktig.
• Fleksibel og dyktig til å jobbe med ulike oppgaver parallelt, prioritere og overholde tidsfrister.
• God fremstillingsevne på norsk og engelsk (business language) både skriftlig og muntlig, arbeide ut fra et internasjonalt midset.

Vi tilbyr:

Et dynamisk og sosialt miljø i en organisasjon der du synlig og har påvirkningskraft. Du vil få gode karriere- og utviklingsmuligheter både i Norge og internasjonalt. Vi har markedets beste kompetansemiljø innen innkjøp- og fakturahåndteringsløsninger og e-transaksjoner, og du vil få jobber med Norges største virksomheter. Vi har et uformelt og godt arbeidsmiljø og holder til i lyse og trivelige lokaler på Lysaker. Vi har svært god kantineordning, kaffebar, treningsfasiliterer og parkeringsplass. Hos oss vil du få trivelige og sosiale kolleger med godt humør (årlig, alpintur, innebandy, lønningspils, Holmenkollstafetten m.m). Vi tilbyr konkurransedyktige betingelser samt meget gode pensjons- og forsikringsordninger.

Vi er opptatt av å synliggjøre våre verdier gjennom vårt arbeid og kultur, under mottoet "Every action counts; lead the way, drive customer success, strive for excellence, inspire annd be inspired".

Er dette verdier du kan identifisere deg med i tillegg til at stillingen høres interessant ut for deg? Da ønsker vi å høre fra deg så snart som mulig!

For spørsmål om stillingen, Kontakt Administrative Specialist malin Døsvik, 941 72 876 eller på mail: malin.dosvik (at) basware.com

Se annonse

PAM

numberOfPosts: 1

jobCategoriesCodes_0: http://data.europa.eu/esco/isco/C4110

abstractJV_contact_0: See jobabstractJV_description

Arbeidsgiver Navn: BASWARE AS

source: NAV